Online Yeterlik Sınavı Süreci
Bilindiği üzere dünyada Yeni Koronavirüs (COVID-19) salgını devam etmektedir. Yaşanan bu süreçte, Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı'nın 31.03.2020 tarihli Yükseköğretim Yürütme Kurulu toplantısında 2019-2020 eğitim öğretim yılı Bahar dönemi ile sınırlı olması şartı ile, tez savunma ve yeterlik sınavlarının "denetlenebilir ortam ve şartlarda gerçekleştirilmesi ve muhakkak kayıt altına alınması şartıyla" dijital imkanlar ile yapılabileceğine karar verilmiştir.
Buna göre Doktora öğrencilerinin Yeterlilik Sınavları sanal ortamda toplanılarak yapılabilecektir. Doktora Yeterlilik Sınavı'nın gerçekleştirilmesi için online iletişim platformlarından biri (Teams, Zoom, Webex, Skype vb.) kullanılabilir. Bu platformların seçimindeki en temel ölçüt sınavın kayıt altına alınmasına fırsat verebilen bir platform olmasıdır. Danışman Anabilim Dalı aracılığı ile sınavdan önce denetlenebilirliğin ve şeffaflığın sağlanması için sınav linkini Enstitümüze gönderir ve Enstitümüzün görevlendireceği bir personelin de gözlemci olarak sınava katılımı sağlanır. Sınav online platform üzerinden gerçekleştikten ve kayıt edilen dosya dijital bir araç ile saklandıktan sonra yapılacak işlemler aşağıda sıralanmış olup, sınav sonrası enstitümüze gönderilecek belgeler sunulmuştur.
1. Her bir jüri üyesi sınavın ardından "Doktora Yeterlilik Sınavı Kişisel Tutanak(Online)" isimli dokümanı doldurur ve sınavın usulüne uygun yapıldığını kabul ve beyan ettiğini de bildirerek kurumsal e-mail hesabı aracılığıyla Danışman Öğretim Üyesi' ne gönderir.
2. Danışman "Doktora Yeterlilik Sınavı Jüri Tutanağı (Online)" isimli dokümanı doldurur ve bu dokümana Yazılı Sınava ilişkin belgeleri ve jüri üyelerinden gelen "Doktora Yeterlilik Sınavı Kişisel Tutanak(Online)" belgelerini ekler. Sınavın sorunsuz bir biçimde yapıldığını beyan eden bir yazı ile bahsi geçen belgeyi EDYS üzerinden Anabilim Dalı Başkanlığına gönderir.
3. Danışman sanal ortamda yapılan Doktora Yeterlilik Sınavına ilişkin video kaydının bir kopyasını veya dijital materyali kendisinde saklamak koşulu ile Anabilim Dalı Başkanlığına elektronik olarak veya dijital materyali elden teslim eder (Sınavın video kaydını bir bulut hesaba yükleyip linkinin üst yazı ile gönderilmesi daha uygun olacaktır).
4. Anabilim Dalı Başkanı ilgili dokümanları ve video kaydını "Doktora Yeterlilik Komitesine" elektronik olarak iletir. Komite üyeleri; dokümanları ve kaydı inceledikten sonra, "Doktora Yeterlilik Komitesi Tutanağı (Online)" isimli dokümanı doldurur ve diğer dokümanlar ile beraber Anabilim Dalı Başkanlığına EDYS üzerinden iletir.
5. Anabilim Dalı Başkanlığı video kaydı denetlenen ve uygun bir biçimde gerçekleştirildiği tespit edilen Yeterlilik Sınavına ilişkin, Doktora Yeterlilik Komitesi tarafından gönderilen belgeleri ekinde bulunduran ve Yeterlilik Sınavının usulüne uygun bir biçimde yapıldığına vurgu yapan üst yazısını Enstitümüze gönderir.
6. İlgili Yeterlilik Sınavına ilişkin dijital kaydın 2 yıl boyunca saklanması Danışman Öğretim Üyesi ve Anabilim Dalı Başkanlığının sorumluluğundadır. (Sınavın uygulanması sırasında kayıt unutulmamalı ve sınav sonunda değerlendirme için öğrencinin sanal sınav ortamından çıkarılarak jüri üyelerinin serbest değerlendirmelerinin alınmasından sonra öğrencinin tekrar ortama alınmasıyla sonucun kendisine bildirilmesi gerekmektedir.
